Položky kalendáře – přehled

Poznámka: Modul kalendář zahrnuje Položky kalendáře (toto téma) a téma Omezení volna.

Tlačítka panelu nástrojů se nacházejí podél horního okraje okna a tlačítka akcí se nacházejí podél dolního okraje okna. Stromy Agenti a Aktivity jsou v horní části podokna Objekty.

Modul Položky kalendáře slouží k přidávání a úpravě výjimek, preferencí a volna agentů.

Informace o modulu Položky kalendáře se vyskytují v následujících částech a tématech:

Ovládání modulu Kalendář

Tlačítka na panelu nástrojů

Vyberte pohled v rozevírací nabídce Pohledy (na levé straně panelu nástrojů): Položky kalendáře nebo Omezení volna.

Filtr

Filtrování zobrazení

Možnosti

Vyberte, zda do tabulky zahrnout tyto sloupce: Tým, Důvod, Komentář, Placená pracovní doba, Datum uzavření kontraktu a Odeslání.

Přidat

Přidejte položku (v tomto pohledu položku kalendáře).

Upravit

Upravit vybrané položky kalendáře.

Preferovat

Změnit stav požadavku vybraného agenta na Preferováno.

Schválit

Změnit stav požadavku vybraného agenta na Schváleno.

Zamítnout

Zamítnout požadavky vybraného agenta.

Odstranit

Odstranit vybrané položky kalendáře.

Plán aktualizace

Vloží do hlavního plánu položky volna a kritéria podle schůzek. (Musíte být supervizorem s právy úprav k hlavnímu plánu).

Nápověda

Zobrazí kontextovou nápovědu.

Časové pásmo

Vyberte časové pásmo pro tuto instanci aplikace WFM. K tomu použijte rozevírací seznam zobrazený pod tlačítky panelu nástrojů a nad kalendáři. V seznamu jsou následující možnosti:

Uživatelé—Určí časové pásmo aktuálního uživatele tak, jak je pro něj nastaveno v konfiguračním nástroji.

Obchodní jednotky—Určí časové pásmo obchodní jednotky vybrané v podokně Objekty.

Pracoviště/obchodní jednotky—Určí časové pásmo pracoviště vybraného v podokně Objekty.

Místní (výchozí)—Určí, že data pro každé pracoviště budou vrácena v místním časovém pásmu daného pracoviště.

Konfigurovaná časová pásma—Určí časové pásmo, které vyberete ze zbývajících položek v tomto seznamu.  

Tlačítka akcí

Všechna tlačítka panelu nástrojů se zobrazují také v nabídce Akce.

Navíc se tlačítka panelu nástrojů Upravit, Preferovat, Udělit, Zamítnout, Odstranit, Plán aktualizace zobrazí jako tlačítka akce ve spodní části okna Kalendář.

Podokno Objekty

Podokno Objekty na levé straně okna aplikace WFM zobrazuje objekty databáze, které můžete načíst.

Strom Agenti

Strom Agenti zobrazuje agenty ve firmě. Stromová struktura má shora dolů hierarchii: Podnik, Obchodní jednotka, Pracoviště, Týmy a Agenti.

Strom Aktivity

Strom Aktivity zobrazuje aktivity ve firmě. Stromová struktura má shora dolů hierarchii: Podnik, Obchodní jednotka, Aktivity pro více pracovišť, Skupiny aktivit, Pracoviště a Aktivity.

Každá položka ve stromu Objekt má zaškrtávací políčko, které lze buď zaškrtnout, nebo zrušit. Zaškrtnutí položky v jednom stromu způsobí reakci ve stromu druhém: Zvolením agenta budou automaticky zvoleny odpovídající aktivity. Zvolením aktivity budou automaticky zvoleni příslušní agenti, týmy, pracoviště či obchodní jednotky.

Poznámka: Současně můžete vybrat i položky, které jsou umístěny pod různými pracovišti v rámci určité obchodní jednotky. Ve výchozím nastavení není vybráno nic.

O modulu Položky kalendáře

V modulu Položky kalendáře jsou zobrazeny směny, volné dny, volno, výjimky, dostupnost agentů. Toto zobrazení je možné filtrovat. V zobrazení můžete přidat a upravit většinu typů položek kalendáře. Můžete také upravovat výjimky, pracovní dobu, směny a dostupnost.

Poznámka: Informace o schématech rotování jsou pouze ke čtení. Schémata rotování jsou uvozena předponou SR: předpona. Změnu nastavení schématu rotování je nutné provést v okně Schémata rotování v modulu Zásady konfiguračního nástroje WFM.  Další informace naleznete v Nápovědě ke konfiguračnímu nástroji Workforce Management.

Zabezpečení modulu Kalendář

Oprávnění zabezpečení přístupu jsou definována v konfiguračním nástroji WFM. Uživatelé mohou mít k modulu úplný přístup, nebo jim může být umožněno pracovat pouze s preferovanými položkami kalendáře.

Při omezeném přístupu nejsou dostupná tlačítka Schválit, Preferovat a Zamítnout. Je možné přidat, upravit či odstranit pouze položky kalendáře se stavem Preferováno.

Zobrazení kalendáře

Postup zobrazení položek kalendáře:

  1. Pokud modul Položky kalendáře není zobrazený, vyberte v nabídce Pohledy možnost Kalendář.

  2. V tříměsíčním zobrazení kalendáře zvolte data určená k zobrazení. Více dat vyberte klepnutím se stisknutou klávesou Shift.

  3. Klepněte na možnost Získat data pod podoknem Objekty.

Sloupce v kalendáři

Datum

Uvádí datum položky kalendáře.

Pracoviště

Zobrazí pracoviště, ke kterému agent v řádku náleží.

Tým

Zobrazí tým, do kterého agent v řádku náleží.

Agent

Uvádí jméno agenta s danou položkou kalendáře. Položky kalendáře lze použít pro pracoviště nebo týmy, ale zobrazují se a upravují u jednotlivých agentů.

Typ

Uvádí typ položky kalendáře (například částečná výjimka).

Položka

Uvádí název položky kalendáře (například Schůzka týmu nebo Směna_1).

Počáteční čas

Uvádí počáteční čas položky kalendáře. Některé celodenní položky schématu rotování (Volný den, Libovolná směna a Pružná směna) nemají počáteční ani koncový čas. U těchto položek jsou proto sloupce Počáteční čas a Koncový čas prázdné.

Koncový čas

Uvádí koncový čas položky kalendáře. +1 značí den po počátečním čase; +2  značí dva dny po počátečním čase. Některé celodenní položky schématu rotování (Volný den, Libovolná směna a Pružná směna) nemají počáteční ani koncový čas. U těchto položek jsou proto sloupce Počáteční čas a Koncový čas prázdné.

Požadovaný stav

Uvádí stav položky kalendáře pro období, které ještě nebylo zahrnuto do plánu, na základě nastavení uživatelem: Schváleno, Zamítnuto nebo Preferováno.

Vysvětlení těchto stavů naleznete v tématu Změna stavu preference. Vysvětlení stavů, které se zobrazují ve sloupcích Požadovaný stav a Skutečný stav, naleznete v části Požadovaný stav a Skutečný stav.

Skutečný stav

Uvádí stav položky kalendáře zjištěný aplikací Workforce Manager: Schváleno, Zamítnuto, Preferováno, Naplánováno nebo Nenaplánováno.

Vysvětlení těchto stavů naleznete v tématu Změna stavu preference. Vysvětlení stavů, které se zobrazují ve sloupcích Požadovaný stav a Skutečný stav, naleznete v části Požadovaný stav a Skutečný stav.

Důvod

Vysvětluje, proč nástroj WFM nastavil skutečný stav položky na Odmítnuto. Tento sloupec můžete zobrazit či skrýt pomocí dialogového okna Možnosti.

Poznámky

Zobrazuje veškeré poznámky spojené s položkou kalendáře, včetně komentářů zadaných agenty při vyžádání dané položky prostřednictvím nástroje WFM Web pro agenty. Tento sloupec můžete zobrazit či skrýt pomocí dialogového okna Možnosti. Sloupec nelze setřídit.

Placené hodiny

Uvádí počet placených hodin pro danou položku kalendáře. Tento sloupec můžete zobrazit či skrýt pomocí dialogového okna Možnosti.

Používání kalendáře

Postup získání konkrétních dat:

  1. Zvolte datum nebo datový rozsah.

  2. Vyberte ve stromu Objekty jedno či více pracovišť, týmů nebo agentů (v rámci jedné obchodní jednotky).

  3. Klepněte na tlačítko Získat data.

V tabulce se zobrazí položky kalendáře pro zvolené pracoviště, týmy nebo agenty. Zobrazení lze setřídit klepnutím na záhlaví libovolného sloupce.

Agenty můžete v tabulce vyhledávat pomocí dialogového okna Najít agenta. Okno zobrazíte tak, že vyberete tabulku k vyhledání a poté zvolíte příkaz Najít v nabídce Úpravy nebo stisknete kombinaci kláves CTRL+F.

Pokud je celý text příliš dlouhý nelze jej zobrazit v buňce kalendáře, přidržte nad příslušnou buňkou ukazatel myši. Celý text se zobrazí v popisku.

Poznámka: Jestliže je kalendář otevřený a jiný uživatel přidá nový typ výjimky, nebude tento typ výjimky ve výchozím nastavení v dialogovém okně Filtr vybraný. Agenty s přidělenou výjimkou nového typu zobrazíte tak, že otevřete dialogové okno Filtr a zaškrtnete políčko pro příslušný nový typ výjimky.

Objektová hierarchie kalendáře

Pokud u jednoho agenta zadáte současně více než jednu položku kalendáře, stanoví se jejich priorita na základě hierarchie. Položky s vyšší prioritou jsou uvedeny jako Schválené a nekompatibilní položky s nízkou prioritou jsou uvedeny jako Zamítnuté.

Priorita výjimek a preferencí je následující:

  1. Schválené výjimky na celý den.

  2. Schválené volné dny.

  3. Schválené volno na celý den.

  4. Schválená dostupnost.

  5. Schválené směny.

  6. Schválená placená (pracovní) doba.

  7. Schválené výjimky na část dne, schválené volno na část dne.

  8. Schémata rotování

  9. Preferované položky (včetně výjimek, placené doby a volna s preferovaným stavem).

Kontrola konzistence

Po zadání výjimky nebo preference do kalendáře modul zkontroluje konzistenci a ověří tak platnost zadané položky.

Platná výjimka nebo preference musí splňovat následující podmínky:

Jestliže navíc zadáte více částečných výjimek, volna na část dne nebo kombinaci částečných výjimek a volna, musí tyto položky splňovat následující podmínky:

Další informace o preferencích a výjimkách

Vysvětlivky k barvám kalendáře

Kalendář pracuje se dvěma základními barvami buněk, světle modrou a šedou, a se dvěma barvami pro vybrané položky, žlutou a bílou.

Kalendář používá dvě barvy textu: černou a červenou.